湖南省粮食和物资储备局办公室关于开展2019年度档案归档工作的通知

机关各处室、局直各单位:

根据《中华人民共和国档案法》和省档案馆批复我局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的要求,为确保我局2019年度归档工作及时、规范、有效开展,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

2019年度省局机关的文件、材料归档范围严格按照省局《机关文件材料归档范围》(附后)的内容进行收集、整理、归档和移交局档案室;无需移交局档案室的文件、材料,由各处室(单位)统一收集、归类、整理和妥善保管。局直各单位档案归档工作按有关法律法规和本单位规定执行。

二、归档时限

机关各处室(有关单位)于4月13日至4月17日内,将需要移交局档案室的档案资料收集、整理好后,按要求移交给局档案室,经清点无误后办理移交手续。局直各单位归档时限由单位自行决定。

三、归档要求

1.落实主体责任。各处室(单位)负责人要高度重视各类文件、材料的收集、整理和归档工作,监督档案管理人员做到应收尽收、应整尽整、应归尽归,防止文件、材料遗失或散留在外。局直各单位要加强本单位档案室的管理,进一步强化档案管理工作。

2.确保档案完整。各处室(单位)要确保归档文件、材料的完整性、系统性,不要凑数或盲整。省局不带文号的报告、请示等材料应包含局领导签字、底稿、局(党组)印章,省局带文号的文件应包含发文审批件、底稿、正稿、附件(依据性文件或报表)等;应归档的外来文件应包含收文处理笺、红头文件(文件正本)及附件。局直单位档案完整性要求由各单位自行制定。

3.按照排序整理。在整理文件、材料时应注意正稿在前、附件在后,审批件在前、底稿在后;转发文在前、被转发文在后;来文与复印文件作为附件时,来文在前(批复在前、请示在后,复函在前、函在后),复印文件在后。

4.分类归档移交。机关各处室(有关单位)要将收集好的文件、材料进行分类整理后再向局档案室移交,即分为收文类、发文类和材料类,并附移交档案目录的纸质和电子版,以便清点和登记。

各处室(单位)于3月10日前将《处室(单位)档案管理人员信息表》报送局办公室,联系人:田的之联系电话:13902273496邮箱:363112834@qq.com。

附件:1.湖南省粮食和物资储备局机关文件材料归档范围

     2.湖南省粮食和物资储备局机关档案移交目录(收文)

     3.湖南省粮食和物资储备局机关档案移交目录(发文)

     4.湖南省粮食和物资储备局机关档案移交目录(材料)

     5.处室(单位)档案管理人员信息表

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湖南省粮食和物资储备局机关文件材料归档范围

第一条为了正确界定本局文件材料归档范围,准确划分文书档案保管期限,使保存的档案既能反映本局职能情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《档案法》、《湖南省档案管理条例》和国家档案局2006年公布实施的《机关文件材料归档范围和文书保管期限规定》要求,制定本规定。

第二条本规定中的文件材料是指本局机关工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条本局文件材料归档范围是:

(一)反映本局职能活动和历史面貌,对本局工作、发展我省粮食和物资储备事业和历史研究具有价值的文件材料;

(二)本局工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

(三)本局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;

(四)其他对本局工作具有查考价值的文件材料。

第四条本局文件材料不归档范围是:

(一)上级机关的文件材料中,普发性不需要本局办理的文件材料,任免、奖惩非本局工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

(二)本局文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般人民来信、来电记录,机关内部互相抄送的文件材料,本局负责人兼任外单位职务形成的与本局无关的文件材料;

(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;

(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。

第五条凡属局归档范围的文件材料,必须按有关规定向本局档案室移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条永久保管的文书档案主要包括:

(一)本局制定的法规政策性和指导性文件材料;

(二)局党组会、办公会、全省粮食和物资储备工作会议及本局举办重大活动形成的主要文件材料;

(三)本局职能活动中形成的重要业务文件材料;

(四)本局关于重要问题的请示、报告与上级机关的批复、批示;重要的计划、总结、综合统计报表等;

(五)本局机构演变、人事任免等文件材料;

(六)本局房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

(七)上级机关制发的属于本局主管业务的法律、法规、条例标准和长远规划等重要文件;

(八)党和国家领导人以及省级领导视察我省粮食和物资储备工作形成的照片、录音、录像、题词等;

(九)以本局为主的联合发文、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与复函、批复等文件材料。

第八条定期保管的文书档案主要包括:

(一)本局职能活动中形成的一般性业务文件材料;

(二)本局召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

(三)本局人事管理工作形成的一般性文件材料;

(四)本局一般性事务管理文件材料;

(五)本局关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;

(六)上级机关制发的属于本局主管业务的一般性文件材料;

(七)上级机关和同级机关制发的非本局主管业务但要贯彻执行的文件材料;

(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本局的复函、批复等文件材料;

(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条本局对应归档的电子文件的数据、背景信息、软件说明等要进行相应归档。

第十条本局联合召开会议或联合形成的文件材料以本局为主的、原件由本局归档;本局为协办单位、可对重要文件的副本归档。

第十一条本局形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。

附件2-5.xls